Skatt og sponsorturer: dette må virksomheter vurdere før reisen planlegges
Store idrettsarrangementer gjør det fristende for mange virksomheter å legge et arrangement dit. Her kan man kanskje kombinere sponsorat med relasjonsbygging, faglig påfyll samt intern lederutvikling. Slike turer kan ha stor verdi for selskapet, men reiser samtidig en rekke skattemessige spørsmål.
I denne artikkelen ser vi nærmere på de sentrale skattemessige spørsmålene virksomheter bør ta stilling til ved planlegging av sponsorturer, og hvilke vurderinger som bør gjøres i forkant for å unngå uønskede skattekonsekvenser.
- Skatteplikt for egne ansatte
- Ansvar for beskatning av eksterne deltakere
- Eksterne deltakeres påvirkning av skatteplikt for egne ansatte og fradragsretten
- Hvordan kan bedriften dekke skatt for de ansatte dersom turen ikke blir skattefri
1. Når blir sponsorturen skattepliktig for ansatte?
Reiser som arbeidsgiver dekker for egne ansatte, må skattemessig typisk plasseres i én av følgende kategorier:
- tjenestereise/studiereise
- ferietur (lønn)
- velferdstiltak
Reiser som retter seg mot eksterne (kunder, leverandører mv.), vil ofte klassifiseres som representasjon.
For ansatte er hovedspørsmålet om reisen kan anses som tjenestereise/studietur eller om den i realiteten er ferie/opplevelse. Ved tjenestereise/studiereise er dekning av reise og opphold som utgangspunkt skattefri. Har turen først og fremst har preg av ferie eller opplevelse, vil fordelen normalt beskattes som lønn.
Om en reise er en tjenestereise, beror på en helhetsvurdering av turens hovedformål.
I praksis veies:
- omfanget av arbeidsoppgaver og faglig program mot
- elementer av fritid, ferie og fornøyelse
For å kunne forsvare skattefrihet må reisen samlet sett ha et klart tjenestepreg. Dette innebærer blant annet:
- at det må foreligge et strukturert og reelt faglig program
- at innholdet må ha tydelig relevans for de ansattes stillinger
- at fritid og rene opplevelseselementer ikke er overveiende
Velferdstiltak kan i visse tilfeller være skattefrie. For reiser oppstilles spesielt to vilkår som gjør kategorien lite egnet for sponsorturer til utenlandske mesterskap:
- tiltaket må gjelde alle eller en betydelig del av de ansatte
- det er normalt bare rom for et begrenset antall overnattinger, og tiltaket må fremstå som rimelig
En typisk sponsortur for utvalgte ledere eller nøkkelpersoner over flere dager vil derfor sjelden kunne behandles som et skattefritt velferdstiltak.
I praksis står man ofte igjen med et valg mellom å klassifisere turen som tjenestereise eller som skattepliktig ferietur (lønn).
Det er vanlig at enkelte deltakere har et langt mer arbeidskrevende program enn resten, typisk toppledere, sponsorsjef eller personer med ansvar for oppfølging viktige samarbeidspartnere.
Skatterettslig kan disse behandles som å være på tjenestereise, selv om turen for øvrige ansatte anses som skattepliktig ferie.
Det er derfor viktig å kartlegge hvilke personer som har et slikt særskilt ansvar, og dokumentere både oppgavene og omfanget av arbeidet deres under turen.
Ofte ser vi at en tenker at så lenge en har et faglig innhold, så vil reisen være skattefritt. I de helt klare tilfellene, så stemmer det, men dersom det kan være tvil så kan det være grunn til å se på noen andre forhold også. Da kan man blant annet vurdere:
- om ektefelle eller øvrig familie inviteres og deltar
- om det er adgang til å forlenge oppholdet på egen hånd før eller etter programmet
- om oppholdet er betydelig lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre det faglige
- om standarden på reise, hotell og aktiviteter ligger godt over det som er normalt og rimelig, og har preg av luksus
Vurderingen er ikke nødvendigvis «alt eller ingenting». Selv om turen samlet kan godtas som tjenestereise, kan enkelte innslag anses som urimelige eller ha så sterkt preg av fornøyelse at disse delene blir skattepliktige. Tilsvarende kan en tur som hovedsakelig er ferie, ha faglige deler som trekkes ut og behandles som skattefrie.
Enkelte ytelser, som billetter til arrangementer, kan i noen tilfeller falle inn under reglene om skattefrie gaver, dersom verdien ligger innenfor gjeldende beløpsgrenser.
2. Når eksterne deltakere inviteres – hvem har ansvar for skatt og rapportering?
Når kunder, leverandører eller andre samarbeidspartnere inviteres, oppstår egne problemstillinger.
Tiltak som retter seg mot eksterne kaller vi gjerne representasjon.
Arrangøren har ikke rapporteringsplikt for eksterne deltakere. Det er arbeidsgiveren til den enkelte eksterne som vurdere om reisen er skattepliktig for sine ansatte, rapportere fordelen og betale arbeidsgiveravgift dersom det er tilfellet.
Arrangøren bør likevel:
- sørge for god dokumentasjon av program, kostnader og formål
- kunne legge frem nødvendige opplysninger slik at de eksterne arbeidsgiverne kan gjøre sine vurderinger
- være bevisst på at omfattende og luksuspregede opplegg for eksterne, særlig utenfor EØS, vil ha høy risiko for å bli ansett som skattepliktig representasjon hos dem
Arrangør har normalt heller ikke fradragsrett for kostnader til representasjon.
Det skilles som nevnt ovenfor mellom deltakere fra andre selskaper i samme konsern og reelt eksterne samarbeidspartnere.
Deltakere fra andre konsernselskaper vil som hovedregel som «interne» skattemessig. For dem gjelder i utgangspunktet de samme vurderingstemaene som for ansatte i det selskapet som formelt arrangerer turen.
Reelt eksterne deltakere, typisk kunder, leverandører eller sponsorer utenfor konsernet, inngår derimot i representasjonsvurderingen.
Kostnader til egne ansatte er normalt fradragsberettiget. Når tiltaket gjennomføres sammen med eksterne, kompliseres bildet. Dersom tiltaket overfor eksterne klassifiseres som representasjon og det ikke er fradragsrett for kostnader knyttet til dem, risikerer man at den samme delen heller ikke gir fradragsrett for kostnader knyttet til egne ansatte.
Et typisk eksempel er kundereiser og representasjonstiltak utenfor EØS, hvor det skal svært mye til for å få fradragsrett. Fremstår turen først og fremst som en kundereise for å knytte kontrakter eller forretningssamarbeid, vil fradragsretten både for eksterne og for egne ansatte være svært begrenset.
Lønnskostnader knyttet til egne ansatte vil likevel normalt være fradragsberettigede, selv om øvrige kostnader til reisen ikke gir fradragsrett.
Eksterne deltakere påvirker også vurderingen av skattemessig status for egne ansatte. Dersom deler av opplegget er rene representasjonstiltak, blir det vanskeligere å argumentere for at turen samlet har hovedsakelig faglig preg for de ansatte.
Rene kurs- og fagopplegg, som gjennomføres sammen med eksterne, kan likevel være skattefrie for de ansatte når innholdet er fradragsberettiget og har et tydelig faglig formål. Dette taler for å skille tydelig mellom:
- faglig program (seminarer, kurs, faglige møter), og
- representasjon (middager, sosiale arrangementer og opplevelsesaktiviteter)
3. Hvordan dekke skatt for ansatte når turen er skattepliktig?
Konkluderer man med at hele eller deler av turen er skattepliktig for noen eller alle ansatte, kan arbeidsgiver likevel sørge for at de ansatte ikke får en netto skattebelastning ved å behandle fordelen som en nettoytelse («gross‑up»).
Det innebærer at arbeidsgiver:
- beregner den skatten som utløses av den skattepliktige fordelen (på grunnlag av den ansattes marginalskatt)
- i tillegg dekker denne skatten for den ansatte
- også tar høyde for arbeidsgiveravgift på den oppjusterte fordelen
Samlet sett vil dette gi en merkostnad utover selve reisekostnaden, og bedriften bør budsjettere for både ekstra skattekostnad og arbeidsgiveravgift.
Videre bør man ta stilling til om fordelen skal inngå i pensjonsgrunnlaget, eller holdes utenfor. Dette påvirker både de ansattes pensjonsopptjening og kostnadene til pensjonsordningen.
Et alternativ til ren nettodekning er å kombinere skattepliktig tur med en egenandel fra deltakerne. Egenandel kan:
- redusere skattefordelen og
- signalisere at reisen har et visst privat preg
Samtidig kan egenandel svekke argumentet om at turen har hovedsakelig faglig formål, dersom målet er å klassifisere reisen som tjenestereise. Dersom man uansett aksepterer skatteplikt, er egenandel et fullt ut legitimt virkemiddel.
Sjekkliste før planlegging av sponsortur
Nedenfor følger en praktisk sjekkliste bedrifter kan bruke i planleggingsfasen.
- Avklar formål og målgruppe for turen
- Avklar mulige skattemessige kategorier for egne ansatte
- Sett opp et solid faglig program og dokumenter dette dersom man vil klassifisere turen som faglig
- Kartlegg nøkkelpersoner med særskilt ansvar og dokumenter deres rolle
- Sørg for å kunne tilby samarbeidende bedrifter god informasjon slik at de er i stand til å treffe sine beslutninger.
- Vurder varighet og om familie kan delta
- Vurder skattebelastning og eventuell netto ytelse
- Vurder bindende forhåndsuttalelse fra BFU
Les mer: Brækhus ekspertise innen Sport
Ta kontakt med oss
Vårt skatteteam har erfaring med denne type vurderinger, og kan bistå med å vurdere de skattemessige konsekvensene av turen dere planlegger.
