Slik forbereder du deg på tilsyn fra Arbeidstilsynet
Her får du konkrete råd til hvordan du kan forberede deg på tilsyn fra Arbeidstilsynet – enten det gjelder varslede tilsyn, uanmeldte tilsyn eller dokumenttilsyn.
Arbeidstilsynet har økt tilstedeværelsen sin i 2025, og har allerede gjennomført over 600 tilsyn denne våren. For mange virksomheter er et tilsyn en stressende opplevelse, men med riktig forberedelse kan du unngå unødvendige sanksjoner og kostnader.
Er du forberedt på tilsyn fra Arbeidstilsynet?
Vi har laget en praktisk guide med de vanligste spørsmålene Arbeidstilsynet stiller under tilsyn, slik at du kan være ett skritt foran.
Arbeidstilsynet har ansvar for å kontrollere at virksomheter i Norge følger kravene til helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Dette er regulert i arbeidsmiljøloven kapittel 18.
Kontrollen skjer gjennom ulike former for tilsyn:
Stedlige tilsyn – fysisk besøk hos virksomheten
Dokumenttilsyn – der virksomheten må sende inn dokumentasjon
I 2024 gjennomførte Arbeidstilsynet totalt 12 890 tilsyn. Av disse var hele 84% stedlige tilsyn, og 53% av de stedlige tilsynene var uanmeldt, altså uten forhåndsvarsel.
Dersom Arbeidstilsynet avdekker brudd på regelverket, kan de ilegge ulike sanksjoner. I 2024 fikk virksomhetene minst én sanksjon i 67 % av alle tilsyn.
Typiske sanksjoner inkluderer:
Pålegg om retting (jf. § 18-6)
Tvangsmulkt – dagbøter om ikke forholdene rettes innen fristen (jf. § 18-7)
Stans av virksomhetens aktivitet – helt eller delvis (jf. § 18-8)
Overtredelsesgebyr – økonomisk bot (jf. § 18-10)
Et overtredelsesgebyr kan bli betydelig. Maksgrensen er enten 50G (50 ganger grunnbeløpet i folketrygden) eller 4 % av virksomhetens årsomsetning, avhengig av hva som gir høyest beløp.
Ved alvorlige brudd kan Arbeidstilsynet også anmelde både virksomheten og enkeltpersoner til politiet, typisk daglig leder og/eller styreleder.
Dersom virksomheten allerede har iverksatt tilfredsstillende forbedringstiltak før, under eller rett etter tilsynet, kan man unngå sanksjoner. Dette går frem av Arbeidstilsynets årsrapport for 2024.
Derfor er det lurt å vise handlekraft og samarbeidsvilje i hele prosessen. Det er viktig at Arbeidstilsynet får tilgang på all informasjon, også informasjon du ikke helt vet om er relevant.
Ved alle former for tilsyn bør virksomheten sørge for at én person følge hele tilsynsprosessen – fra første brev til avslutning. Denne personen holder kontakten med Arbeidstilsynet, koordinerer dokumentasjon, sørger for fremdrift, og passer på at det blir avholdt sluttmøte. Det er også lurt å be om en gjennomgang av rapporten slik at det er mulig å rette opp eventuelle misforståelser før den endelige rapporten foreligger.
Når Arbeidstilsynet varsler et tilsyn, får virksomheten et brev. Her står det hva Arbeidstilsynet skal kontrollere, hvem i virksomheten de vil snakke med og hvilken dokumentasjon de trenger.
Her er fire råd for best mulig forberedelse:
1. Les tilsynsbrevet nøye
Forstå hvilke temaer som skal kontrolleres, og hvilke dokumenter du må legge frem. Sett i gang med å finne frem dokumentasjonen tidlig.
2. Be om veiledning hvis noe er uklart
Er du usikker på hva Arbeidstilsynet mener i brevet? Kontakt dem og be om en avklaring. De har veiledningsplikt.
3. Avklar hvem som skal delta
Arbeidstilsynet krever vanligvis at verneombud og arbeidsgiver er til stede. I tillegg bør du sørge for at personer med kunnskap om temaene som skal kontrolleres deltar – for eksempel HMS-ansvarlig eller HR.
4. Sjekk om tidspunktet passer
Hvis tidspunktet ikke passer for nøkkelpersoner, kan du søke om utsettelse. Send forespørselen skriftlig, forklar hvorfor, og foreslå alternativer.
Uanmeldte tilsyn betyr at Arbeidstilsynet møter opp uten forhåndsvarsel.
Her er to viktige tiltak for å være best mulig forberedt:
1. Ha klare rutiner på plass: Velg på forhånd hvilken person eller rolle som skal håndtere slike besøk. Personen bør:
Være til stede under hele tilsynet
Ha oversikt over virksomhetens rutiner og dokumentasjon
Vite hvem som kan ettersende manglende opplysninger
Dette kan for eksempel være en skiftleder, verneombud eller annen leder.
2. Ettersend manglende dokumentasjon raskt: Hvis dere mangler dokumentasjon under tilsynet, bør det ettersendes så raskt som mulig.
Ved et dokumenttilsyn skjer alt via skriftlig korrespondanse. Her er to viktige råd:
1. Les brevet nøye: Forstå hva Arbeidstilsynet ber om, og hvorfor. Hvis noe er uklart – be om veiledning.
2. Svar utfyllende og profesjonelt: Gi fullstendige svar, legg ved all relevant dokumentasjon – gjerne også ting de ikke har bedt om, hvis det bidrar til å oppklare saken.
Arbeidstilsynet kan gjøre feil, og virksomheten bør alltid kontrollere grunnlaget for eventuelle vedtak.
Be om:
Sluttmøte med muntlig tilbakemelding
Gjennomlesning av utkast til tilsynsrapport, før den blir endelig
Dette gir mulighet til å rette opp eventuelle misforståelser.
Hvis Arbeidstilsynet avdekker brudd, skal de forklare hvordan forholdet kan rettes. Ettersend skriftlig dokumentasjon straks forholdet er utbedret – ikke vent til siste frist. Det viser at virksomheten tar ansvar, og kan bidra til å redusere omfanget av eventuelle sanksjoner.
Vær proaktiv
Vær tydelig i kommunikasjonen
Dokumentér alt
God håndtering av et tilsyn – både før, under og etter – kan spare virksomheten for både tid, kostnader og unødvendig omdømmerisiko.
Kontakt oss
Har du spørsmål om Arbeidstilsynets kontroller eller behøver bistand? Ta kontakt med oss i dag.
Alt du må vite om feriepenger, feriedager og rettigheter i ferien
Ferie og feriepenger skaper forvirring hvert år: Hvorfor trekkes du i lønn? Når har du krav på ferie? Hvor mange feriedager har du egentlig? Her får du en enkel forklaring på reglene i ferieloven – og svar på de vanligste spørsmålene arbeidstakere har.
Like vanlig som at juni er feriepengemåneden for de aller fleste arbeidstakere, er spørsmål om trekk i lønn, rett til ferie og når ferien skal være planlagt.
Ferieloven ligger til grunn for hva arbeidstaker har krav på, og hvilke regler arbeidsgiver må følge. Og selv om ferieloven er ganske kort og enkel, kan den være vanskelig å forklare i praksis. Arbeidsgiver kan tilby bedre ferieordninger enn loven, men det er ikke lov å fravike lovens minstekrav. Under finner du en oversikt over de vanligste spørsmålene vi erfarer at arbeidsgivere får. Du kan bruke denne oversikten til å svare egne ansatte når de har spørsmål, eller som en forklaring i virksomhetens informasjonskanal.
Det er viktig å huske at feriedager og feriepenger er uavhengige av hverandre. Arbeidstaker har krav på feriedager selv om hun ikke har opptjent feriepenger. På samme måte har arbeidstaker rett på utbetaling av feriepenger selv om feriedagene ikke er avviklet.
Arbeidsgiver må varsle arbeidstaker om ferie senest to måneder før ferien starter, jf. ferieloven § 6 nr. 2.
For de aller fleste innebærer dette at ferie som skal tas i juli, må fastsettes innen april eller begynnelsen av mai. Ferie skal varsles så tidlig som mulig. Fastsettingen skal diskuteres med den enkelte arbeidstaker eller med tillitsvalgte.
Arbeidsgiver kan som utgangspunkt ikke vente med å organisere ferien selv om ingen spør. Planen skal være klar senest to måneder før ferien skal avvikles.
Arbeidstaker har rett til å få tre uker sammenhengende ferie (18 virkedager) mellom 1. juni og 30. september, jf. ferieloven § 7 nr. 1. Dette kalles hovedferien.
Derimot kan arbeidstaker ikke kreve spesifikke uker. Arbeidsgiver bestemmer når ferie skal avvikles, basert på virksomhetens drift og bemanningsbehov. Dette varierer fra arbeidsplass til arbeidsplass.
Alle arbeidstakere har rett på 25 virkedager ferie hvert år, jf. ferieloven § 5. I ferieloven er virkedagene mandag til og med lørdag.
25 virkedager betyr 21 hverdager for deg som jobber mandag til fredag, altså fire uker og én dag ferie. Dette er uavhengig av om man har opparbeidet seg feriepenger fra året før. Mange arbeidsplasser har egne avtaler som gir arbeidstakere rett på 25 ukedager (mandag til fredag) ferie, altså fem uker. Hva du har rett på, står i arbeidsavtalen din.
Du har altså krav på 21/25 dager ferie i år, selv om du ikke har opptjent feriepenger fra i fjor.
Feriepenger opptjenes i kalenderåret før ferieåret, jf. ferieloven § 4.
For å få feriepenger i 2025, må man ha jobbet og hatt inntekt i 2024. Det har ingenting å si om man har jobbet to eller tolv måneder i 2024, eller hvor mye ferie man skal ha i 2025 – arbeidstaker skal sommeren 2024 uansett ha utbetalt feriepenger av hele inntekten hun fikk i 2024.
Dersom man ikke har jobbet hele 2024, kan det hende det ikke er opptjent nok feriepenger til å dekke alle feriedagene. Dette kan arbeidstaker sjekke selv – forklaring følger lenger ned.
Begrepet «lønnet ferie» er en misforståelse. Feriedager er i utgangspunktet ulønnet.
De fleste arbeidsgivere har en ordning der lønnstrekket for alle feriedager gjøres i samme måned som feriepengene utbetales. På den måten trekkes ikke arbeidstakeren når ferien faktisk tas. Det er administrativt enklere for arbeidsgiver, og det sikrer at arbeidstaker får samme lønn alle måneder i året, selv om man avvikler feriedager i noen av dem. Det kan derfor oppleves som om man får lønn også for feriedagene.
I praksis gjelder dette: 1 dag ferie = 1 dag trekk i lønn.
Staten vet at ikke alle klarer å spare penger til ferie. Derfor er det bestemt at arbeidsgiver skal spare til feriepenger for arbeidstaker. Feriepenger er med andre ord penger som arbeidsgiver sparer for arbeidstakerens regning. Disse sparepengene skal sikre inntekt når arbeidstaker trekkes i lønn under ferie.
Siden arbeidstaker trekkes i lønn ved ferie, utbetales feriepenger for å dekke inntektstapet. Resultatet blir slik.
1 dag ferie = 1 dag trekk i lønn = utbetaling av 1/25 av feriepengene.
Feriepengene kan enten:
Utbetales når ferien faktisk tas, med trekk i lønn og utbetaling av 1/25 av feriepengene, eller
Utbetales samlet én gang – som oftest i juni.
Ved løsning 1 trekkes arbeidstaker én dag i lønn den måneden en feriedag tas. Samtidig utbetales 1/25 av feriepengene som ble opptjent året før. For arbeidstakere med fire ukers ferie, blir utbetalingen 1/21 av feriepengene per dag.
Eksempel: Dersom arbeidstaker tar fire feriedager i mai, trekkes fire dager i lønn. Samtidig utbetales 4/21 eller 4/25 av feriepengene.
Denne løsningen innebærer mye ekstraarbeid for arbeidsgiver. Derfor benyttes den sjelden.
De fleste arbeidsgivere benytter løsning 2. Da får arbeidstaker alle feriepengene utbetalt i én måned, ofte i juni. Samtidig trekkes det i lønn for 21 eller 25 feriedager – uavhengig av når feriedagene faktisk tas.
I juni vil arbeidstaker dermed få utbetalt sin faste månedslønn + feriepenger – trekk for feriedager. Altså trekkes de 21 eller 25 feriedagene før utbetalingen gjøres.
En måned består av fire uker og en månedslønn dekker 21 arbeidsdager. Når arbeidstaker skal ha 25 dager ferie, altså fem uker ferie, må arbeidsgiver derfor trekke de siste fire dagene fra feriepengene. Dette fordi en månedslønn ikke dekker alle dagene, så trekket blir høyere enn én månedslønn.
Det innebærer at arbeidstaker får utbetalt feriepengene fra året før, minus fire arbeidsdager i juni. I de resterende elleve månedene mottar arbeidstaker vanlig lønn.
Trekk for feriedager skal gjennomføres i samme måned som feriepengene utbetales. Dette gjøres for at arbeidstakers økonomi skal påvirkes minst mulig.
Dersom arbeidstaker ikke har opptjent fulle feriepenger fra året før, kan vedkommende motsette seg å ta ut flere feriedager enn det feriepengene dekker, jf. ferieloven § 5 nr. 5.
Dersom virksomheten stenger helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling, kan arbeidsgiver likevel pålegge alle berørte arbeidstakere å ta ferie. Dette gjelder for eksempel ved sommerstengt drift.
Arbeidstakere har som hovedregel både rett og plikt til å avvikle ferie. Men dersom arbeidstaker et år ikke har opptjent nok feriepenger til å dekke inntektstapet, og virksomheten holder åpent, kan vedkommende nekte å ta ut mer ferie enn det økonomien tillater.
Feriepenger utbetales med henholdsvis 10,2% (ved fire ukers ferie) eller 12% (ved fem ukers ferie) av fjorårets inntekt, jf. ferieloven § 10 nr. 2.
Beløpet fremgår av siste lønnsslipp fra året før eller av lønns- og trekkoppgaven. Der står det «opptjente feriepenger» – dette er summen som vil bli utbetalt. Det trekkes ikke skatt av beløpet.
Det kan være vanskelig å forstå hvordan feriepenger og lønnstrekk henger sammen. Noen ganger er det lettere med et regnestykke:
En arbeidstaker som tjener kr 300 000 i året, har en månedslønn på kr 25 000 (300 000 / 12 = 25 000).
Månedslønnen dekker 21 arbeidsdager. Det betyr at hver arbeidsdag er verdt kr 1 191.
Altså: kr 25 000 / 21 = kr 1 191 per dag.
Dersom arbeidstaker jobbet hele 2024, vil feriepengene med fem ukers ferie normalt være kr 33 000. Dette skyldes at arbeidstaker får lønn i elleve måneder: 11 × kr 25 000 = kr 275 000.
12% feriepenger av kr 275 000 er kr 33 000 (275 000 x 12 % = 33 000).
Deler man kr 33 000 i feriepenger på 25 feriedager, får man kr 1 320 per feriedag. Når arbeidstaker tar én feriedag, trekkes kr 1 191 i lønn og det utbetales kr 1 320 i feriepenger.
I juni vil arbeidstaker dermed få:
Dersom arbeidstaker ikke har opptjent fulle feriepenger, og ønsker å ta ut færre feriedager, skal det bare trekkes for dagene som faktisk tas ut.
Med tre ukers ferie (15 dager) trekkes bare 15 dager i lønn. Da får arbeidstaker full utbetaling av feriepengene og lønn for seks arbeidsdager i juni. Lønnen i de øvrige 11 månedene påvirkes ikke. Arbeidstaker har da brukt 15 feriedager det året.
Med tre uker ferie vil trekket for feriedager i regnestykket bli kr 17 865 (kr 1 191 x 15 dager). Da skal arbeidstaker fortsatt ha utbetalt kr 7 135 (25000 – 17865) av junilønnen, i tillegg til feriepengene fra 2021.
For å finne ut hvor mange feriedager som kan tas uten trekk i lønn, må månedslønnen deles på 21 arbeidsdager. Da finner man hvor mye én arbeidsdag utgjør i lønn.
Deretter deles summen av opptjente feriepenger på dagslønnen. Beløpet står på siste lønnsslipp fra året før, under «opptjente feriepenger».
Eksempel: Hvis feriepengene utgjør kr 12 000 og dagslønnen er kr 1 191, vil feriepengene dekke 10 feriedager. Regnestykket blir 12 000 / 1 191 = 10,1.
Arbeidstaker kan da velge å ta ut flere feriedager og få lavere utbetaling i juni. Eller man kan begrense ferien til 10 dager for å opprettholde tilnærmet normal inntekt.
Les mer: Informasjonen i denne artikkelen finner du også i ferieloven.
Kontakt oss
Har du fortsatt spørsmål om feriepenger, feriedager og rettigheter i ferien? Ta kontakt med oss i dag.
Nedbemanning og omorganisering – perfekt
prosess på 8 minutter
Omstilling kan være både ønskelig og helt nødvendig. Men én ting er sikkert: Skal det gjøres, må det gjøres riktig.
Onsdag 18. juni kl. 08:30 inviterer vi til en lynrask og praktisk morgenseanse i Kunnskapstrappa på Rebel, der advokat og arbeidsrettsekspert Inger Johanne Heggdal gir deg en effektiv 15-minutters innføring i nedbemanning og omorganisering.
Du får:
Oversikt over de viktigste stegene i prosessen
Innsikt i vanlige fallgruver – og hvordan du unngår dem
Konkrete tips du bør kjenne til før du tenker tanken om å starte en slik prosess
Arrangementet er gratis og åpent for alle. Vi serverer kaffe og ferskpresset jus.
Arbeidstilsynet utvider kontrollen av serveringssteder – er du klar?
Arbeidstilsynet har varslet at de vil øke tilsynene med serverings- og overnattingsvirksomheter. Når tilsynet kommer, må alt være på plass for å unngå bøter og i verste fall stenging.
kl. 08:30 – 10:00
Brækhus Advokatfirma, Roald Amundsens gate 6
05
jun
Er du forberedt på Arbeidstilsynets kontroller?
Arbeidstilsynet trapper opp kontrollene i serverings- og overnattingsbransjen. Vet du hva de ser etter – og hva som kreves for å være i samsvar med regelverket? Vi hjelper deg å få kontroll på alt du må vite.
På dette frokostseminaret får du en praktisk og konkret oversikt over:
Det du må vite
Hvordan du får kontroll
Hva du gjør når tilsynet kommer
Hva du kan gjøre hvis du likevel ikke hadde full kontroll
Invester 90 minutter som en forsikring mot de konsekvensene et uvarslet tilsyn kan gi.
Arrangementet passer for ledere og HR-ansvarlige i serverings- og overnattingsbransjen, samt rådgivere og andre som jobber med arbeidsrett og HMS.
Få faglig påfyll fra våre erfarne arbeidsrettsadvokater Kristine Slotnæs og Inger Johanne Heggdal. Du vil få anledning til å stille spørsmål, det er gratis og du får frokost.
Ferskpressa juss: Er det andre veier til gratis overtid enn å bryte loven?
Særlig uavhengig stilling brukes ofte for å unngå diskusjoner om overtidsbetaling, men gir ansatte rettigheter som ikke alltid gagner arbeidsgiver. Inger Johanne Heggdal forklarer hvordan du får mest mulig ut av fastlønnen – uten lovbrudd og anarki.
kl. 07:30 – 07:45
Rebel, Universitetsgata 2, Oslo
21
mai
Er «særlig uavhengig stilling» en smart vei til gratis overtid – eller en juridisk felle for arbeidsgiver? Stillingskategorien brukes ofte for å slippe unna overtid, men gir ansatte rettigheter mange overser.
Inger Johanne Heggdal fra Brækhus advokatfirma forklarer på 15 kjappe minutter hvordan du kan få mest mulig arbeidstid ut av fastlønnen – og hvilke lovlige veier som finnes til fleksibilitet uten å havne i gråsonen.
Gratis og åpent for alle. Start dagen med en konsentrert dose jusspåfyll – ferskt, presist og rett på sak!
