Hvilke regler gjelder for bruk av hjemmekontor?

Hjemmekontor er ofte en del av en fleksibel arbeidstidsordning, hvor hjemmekontoret er et supplement til det vanlige arbeidsstedet. Da koronapandemien kom til Norge måtte mange bedrifter stenge kontoret og pålegge sine ansatte hjemmekontor, selv om de ikke nødvendigvis hadde en eksisterende hjemmekontorordning.

Etter flere måneder med hjemmekontor har mange bedrifter nå gjenåpnet kontoret og avviklet hjemmekontorordningen. Enkelte bedrifter praktiserer imidlertid fremdeles hjemmekontor i større eller mindre grad. Noen bedrifter har gitt uttrykk for at de vil opprettholde hjemmekontorordningen så lenge koronapandemien varer. Andre har gitt uttrykk for at hjemmekontor er kommet for å bli.

I skrivende stund er det registrert 9.268 tilfeller av koronasmitte i Norge. Helsedirektør Bjørn Guldvog uttaler den 2. august 2020 at hjemmekontor ut året er sannsynlig.

I denne artikkelen behandler vi noen sentrale spørsmål: Hvilke regler gjelder for hjemmekontor? Kan bedriftene pålegge sine ansatte å ha hjemmekontor. Kan den ansatte selv kreve hjemmekontor? Når gjelder forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem?

 

Adgang til å pålegge eller kreve hjemmekontor

Arbeidsavtalen angir typisk hvilken ordning man har, og om hjemmekontor kan benyttes i stedet for oppmøte på avtalt arbeidssted. Dersom man ikke har en slik ordning, blir det spørsmål om arbeidsgiver eller arbeidstaker kan pålegge eller kreve hjemmekontor.

Det finnes ingen lovregler som gir arbeidsgiver hjemmel til å pålegge hjemmekontor. Det kan imidlertid ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett å pålegge ansatte å jobbe hjemmefra på midlertidig basis. Vi legger til grunn at det lå innenfor arbeidsgivers styringsrett å pålegge hjemmekontor da koronapandemien kom til landet, hvor nasjonale tiltak nødvendiggjorde stenging av kontoret og fortsatt drift derfor bare kunne sikres gjennom arbeid hjemmefra. Hvorvidt det i dag vil ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett å pålegge fortsatt bruk av hjemmekontor, vil bero på en konkret vurdering. Stadig nye koronatilfeller og signalene fra helsesektoren vil følgelig kunne være relevante momenter.

Det finnes heller ingen lovregler som gir arbeidstaker anledning til ensidig å kreve hjemmekontor. Dersom arbeidsgiver pålegger arbeidstaker å møte opp på arbeidsplassen, plikter derfor arbeidstaker å innrette seg etter dette. Samtidig har arbeidsgiver plikt til å ivareta de ansattes arbeidsmiljø, og plikter i den forbindelse å iverksette nødvendige tiltak for å hindre smitte. Dette arbeidet skal gjøres i samarbeid med de ansatte, og de ansatte vil derfor kunne bidra til at det blir iverksatt tiltak på arbeidsplassen som gjør det tryggere å møte på jobb.

 

Hjemmekontor som fast ordning: Forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem

Dersom arbeidsgiver og arbeidstaker avtaler fortsatt bruk av hjemmekontor uavhengig av koronasituasjonen, blir det spørsmål om forskriften om arbeid i arbeidstakers hjem vil være gjeldende.

Det følger av forskriften § 1 at den ikke gjelder «kortvarig eller tilfeldig arbeid». Forskriften skiller altså mellom tilfeller hvor hjemmekontor benyttes som en fast ordning, og tilfeller der hjemmekontor anses som en del av en fleksibel arbeidstidsordning eller bare benyttes i en begrenset periode, slik det har vært for mange bedrifter i forbindelse med koronapandemien. Forskriften gjelder derfor ikke for de aller fleste hjemmekontor som skyldes koronasituasjonen eller hvor hjemmekontor er en del av en fleksibel arbeidstidsordning og bare brukes tilfeldig.

I tilfeller hvor hjemmekontor benyttes som en fast ordning, altså i større grad enn som en kortvarig og tilfeldig ordning, vil forskriften være gjeldende. Forskriften § 2 krever at arbeidsgiver og arbeidstaker i tillegg til den skriftlige arbeidsavtalen skal inngå en skriftlig avtale om hjemmearbeid. Videre følger det av forskriften at en slik avtale minst skal inneholde opplysninger om: Omfanget av hjemmearbeidet, arbeidstid for hjemmearbeidet, bestemmelser om arbeidstakers tilgjengelighet, varighet på avtalen, opplysninger om endrings- og oppsigelsesadgang av avtalen, eventuell prøvetid for ordningen, eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr samt eventuelle bestemmelser om saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Videre følger det av forskriften § 3 at arbeidsgiver så langt det er praktisk mulig skal forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlig, slik at arbeidstakers sikkerhet, helse og velferd ivaretas. Dette betyr blant annet at arbeidsgiver må sikre at arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger for arbeidstaker. Arbeidstaker plikter å medvirke til gjennomføringen av de tiltak som blir iverksatt. Arbeidsgivers HMS-plikter omfatter dermed også arbeid hjemmefra.

Det følger av forskriften § 6 at enkelte bestemmelser i arbeidsmiljøloven om arbeidstid ikke gjelder for arbeid som omfattes av forskriften. Alminnelig arbeidstid er fastsatt til 40 timer i uken. Hvis det blir pålagt arbeid utover dette, er dette overtid. Arbeidstiden, inklusive overtid, skal ikke overstige 48 timer i uken i gjennomsnitt over en periode på fire måneder. Poenget er at en ansatt med hjemmekontor som fast ordning i større grad skal kunne styre arbeidsdagen selv når det gjelder plasseringen av arbeidstid.

 

Hjemmekontor som kortvarig eller tilfeldig ordning

I de tilfellene hvor nevnte forskrift ikke er gjeldende, vil arbeidsmiljøregelverket som sådan gjelde, uansett arbeidssted. Arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter vil altså regulere arbeidsforholdet. Dette betyr at arbeidsgiver har plikt til å påse at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig, både på arbeidsstedet og på hjemmekontoret. Når det gjelder hjemmekontoret, vil arbeidsgiver derfor måtte sørge for at arbeidstaker har en ergonomisk best mulig arbeidsplass, med for eksempel en ekstra dataskjerm, regulerbar arbeidsstol og bord, samt god belysning. Videre vil arbeidsgiver måtte oppfordre de ansatte til å ta pauser og til å variere arbeidsstillingen, samt å legge til rette for jevnlig oppfølging og kontakt med andre ansatte.

 

Brækhus Advokatfirma bistår arbeidsgivere nasjonalt og internasjonalt innenfor arbeidsrettslige problemstillinger.

 

03.08.2020