Sentraliserte IT-anskaffelser – Skatte- og avgiftsmessige fallgruver

Økt digitalisering krever at store konsern i økende grad må sette seg inn i hvilke gevinster og uoversiktlige kostnader som teknologisk sentralisering fører med seg.

 

Bedrifter innen de fleste bransjer opplever økt globalisering og digitalisering. ERP-, CRM- og markedsføringssystemer har fått fotfeste i store konsern. Mange systemer leveres som skytjenester til nyutviklede styringssystemer, og kan karakteriseres som skreddersydde systemer og spesialsystemer. Hvilke hensyn som må ivaretas kommer an på kompleksiteten av innkjøpene og systemene.  Anbefalingen av sentralisert eller desentralisert innkjøp vil dermed være svært ulik.

Hvilke skattemessige effekter kan trekkes ut av kontrakts- og leveransestrukturer? Er det ønskelig eller påkrevd med endringer i modellene i en globalisert og digitalisert verden?

Norske konsern ønsker i økt grad sentralisert innkjøp av IT systemer. De samler systemer for ERP, fakturering, endring og mangelansvar mv. Selgere ønsker også ofte å gjennomføre det totale salget og leveransen i Norge.

Kontraktsstrukturen blir dermed en ren norsk kontrakt fra selger (som kan være datterselskap av et globalt konsern) til kjøper som typisk er konsernspiss for et globalt konsern. Spørsmålet er om dette er skatte og avgiftsmessig gunstig.

 

Kontrakt- og leveransestruktur

En rekke utfordringer oppstår i kontrakts- og leveransestrukturen, når konsernspissen eller morselskapet i et globalt konsern kjøper inn et IT system i Norge, for så å rulle det ut i egen organisasjon. Det er viktig at leverandøren er klar over disse utfordringene, slik at kontrakts- og leveransemodellen tilpasses for å unngå ekstrakostnader for kjøper og muliggjør økt konkurransekraft for selger.

Alternativet til en kontrakt mellom kjøper og selger i Norge, er at man inngår en kontrakt i hvert enkelt land, eller en kontrakt for leveranser innenfor EØS området og en kontrakt for hvert land utenfor EØS. Det kan også være en rammekontrakt med lokale avrop med lokal levering og betaling. Alternativene til sentraliserte innkjøp kan være kompliserte og avhengig av type anskaffelse. Eksempelvis kan desentraliserte anskaffelser utløse problemstillinger knyttet til lokal ufravikelig lovgivning som personvern og datasikkerhet (dog kan man møte de samme problemene om man ruller slike systemer ut selv eller erverver de fra tredjepart). Slike tilfeller løses gjerne gjennom et bilag for lokale tilpasninger. Uklarhet knyttet til antall lisenser og antall relevante regioner vil også forplante seg til leverandørens underleverandører og rettighetshavere til tredjeparts programvare inkludert i løsningen. Dette kan løses ved at leverandøren parallelt inngår en «reseller» avtale, evt gjennom direkte lisensiering utenfor rammeavtalen. Andre utfordringer kan være språkkrav i lokale kontrakter, «compliance» som eksempelvis «notarius-bekreftelse» av avtalene for å legalisere dem og så videre (utfordringer som for så vidt ikke nødvendigvis er enklere i en konsernintern utrulling). Dette i tillegg til håndtering av eventuelle reklamasjon, milepælmåling mv.

  

Skattemessige utfordringer

Dersom morselskapet i Norge ruller ut systemet i andre land hvor de opererer, belastes kostnaden datterselskapene. I prinsippet bør det være en enkel måte å fordele kostnaden på som er rimelig (antall lisenser per land eller lignende). Dette arbeidet må kjøper stå for, da fordelingen av kostnadene må dokumenteres. Her ligger det en risiko for at de norske skattemyndighetene mener landet utenfor Norge burde belastes mer, og motsatt. I tillegg kommer rådgiverkostnader for å unngå eventuelle manglende fradrag (inkludert «transfer pricing» dokumentasjon). Noen land aksepterer ikke fradrag for slike indirekte fordelte kostnader. Eliminering for å lage konsernregnskap samt «tax accounting» kommer ofte som tilleggsarbeid.

 

Kildeskatt

Belastninger av lisenskostnader vil ofte ilegges kildeskatt i den betalende stat. Dette gjelder spesielt betalinger fra utenfor EØS området. I kildeskattilfellet er det typisk selskapet i utlandet som betaler kildeskatten på vegne av det norske selskapet – det norske selskapet er således skatteyter.

Eksempel: 100 kr belastes det utenlandske selskapet i lisenskostnad. 90 kr blir betalt til det norske selskapet, da det er en 10 % kildeskatt i det aktuelle landet. Kildeskatten kan man forsøke å kreditere i norsk skatt, men det krever at en rekke vilkår er oppfylt. Man får kun kreditert det laveste av (i) det man har betalt (i vårt tilfelle 10 kr) og 24 % av utenlandsinntekten. Isolert sett vil vi i dette tilfelle ha 0 i utenlandsinntekt da inntekten er lik utgiften (man legger normalt ikke en «mark-up» på tredjepartkostnader). De nevnte 10 kr i kildeskatt kan eventuelt fradragsføres i Norge, men da får man ikke en kredit i norsk skatt men et inntektsfradrag (24% effekt sammenlignet med 100% effekt). Det er da åpenbart at det ikke finnes noen skattemessige fordeler ved sentralisert innkjøp, derimot betydelige kostnader.

Slike belastninger av lisenskostnader vil også skape enkelte utfordringer når det gjelder merverdiavgift og andre indirekte skatter. Disse vil typisk relateres til hvorvidt formalitetene, som kontrakt og faktura, er avgjørende, eller hvor lisensene utnyttes når man skal ta stilling til indirekte skattespørsmål.

Hvilken leveransemodell bør brukes og klarer man å optimalisere denne i forhold til kostnadspådrag? Svaret avhenger av hvilke land som er involvert og eventuelle komplikasjoner med kildeskatter og kredit for betalt skatt i utlandet.

 

Kostnadsbesparende løsninger og konkurransekraft

Store IT-leverandører er representert i de fleste land. En enkel modell, hvor man har lokale leveranser og fakturering under en paraplyavtale mellom den globale kunden og den globale leverandøren, kan være en god løsning. En slik modell gir oftere fradrag, den krever ikke kostbar prisdokumentasjon og innebærer ikke allokeringsutfordringer når det gjelder inntektsskatter. Modellen vil også skape færre merverdiavgiftsutfordringer. Derimot får man både på selger- og kjøpersiden en utfordring i forhold til kontroll av fakturerte beløp, mangelansvar, endringsarbeid mv.

En dialog mellom selger og kjøper om hvordan man kan optimalisere kontrakt- og leveransemodellen kan gi gevinster på begge sider. Valget mellom en sentralisert og desentralisert anskaffelse vil også være avhengig av om man kjøper standardprodukter. Kjøper man standardiserte IT-løsninger er det enklere å gjøre desentraliserte innkjøp enn hvis man skal erverve komplekse skreddersydde systemer. I større forhold, hvor man har store tilbydere og kjøpere, kan juridiske analyser bidra til at kjøper får reduserte kostnader og at selger blir mer konkurransedyktig.